Voorbereid de drukte in: zo maak je je webshop klaar voor piekperiodes

Het najaar en de feestdagen brengen jaarlijks een flinke golf aan bestellingen met zich mee. Denk aan Black Friday, Sinterklaas, Kerst en de laatste deals richting het nieuwe jaar. Maar ook buiten Q4 kunnen piekperiodes ontstaan, bijvoorbeeld door een succesvolle campagne, een productlancering of onverwachte groei.

Veel webshops onderschatten hoeveel impact deze periodes hebben op voorraad, klantenservice en logistiek. Bij Maximus Packing zien wij jaarlijks hoe groot het verschil is tussen webshops die zich voorbereiden en webshops die last-minute moeten blussen.

Goede voorbereiding zorgt voor rust, snelheid en tevreden klanten. Hieronder delen we onze belangrijkste inzichten uit de praktijk.

Voorraad op orde begint met inzicht

Veel webshops komen pas tijdens de drukste weken tot de ontdekking dat hun voorraad niet toereikend is. Dat komt vaak omdat de focus in de aanloop naar een piekperiode vooral ligt op marketing en verkoop, terwijl voorraadbeheer de basis is van een soepele operatie.

De grootste fout? Te laat inkopen.

Producten die normaal rustig doorverkopen, kunnen tijdens Q4 ineens vijf tot tien keer sneller gaan. En wanneer je nét op dat moment moet bijbestellen, loop je tegen langere levertijden, hogere inkoopprijzen of zelfs uitverkochte leveranciers aan. En dat kost omzet.

Een goede voorbereiding begint met inzicht. Dat betekent niet zomaar “meer bestellen”, maar gericht bestellen.

Zorg daarom voor:

• Een overzicht van je bestsellers: Kijk terug naar eerdere maanden en vergelijk met vorig jaar. Welke producten liepen hard? Welke marges zijn interessant?

• Strategische inkoopmomenten: Koop niet alles in één keer in, maar bouw voorraad op in stappen. Zo houd je ruimte voor trends en nieuwe kansen.

• Realtime inzicht in je voorraad: Je wilt niet werken met aannames of Excel-lijstjes die achterlopen. Je wilt live zien wat er gebeurt, ook op je drukste dagen.

Bij Maximus Packing werken we met realtime voorraadregistratie. Zodra er iets binnenkomt, wordt verzonden of retour komt, is dat direct zichtbaar in jouw dashboard. Geen ruis, geen vertraging, geen “ik dacht dat het nog op voorraad was”. Dat voorkomt stress én misgelopen omzet.

Zorg dat je fulfilment schaalbaar is

Tijdens piekperiodes gaat alles harder: meer bestellingen, meer retouren, meer klanten die iets willen weten, en minder tijd om fouten op te vangen. Als je processen alleen werken zolang het “normaal druk” is, merk je tijdens Q4 meteen waar de knelpunten zitten.

Veel ondernemers proberen dit op te lossen door “even wat harder te werken” of last-minute extra hulp in te schakelen. Maar zonder structuur levert dat vaak stress, foutieve orders en onnodige vertraging op. En juist in de drukste tijd van het jaar wil je betrouwbaarheid uitstralen.

Daarom is het belangrijk dat je fulfilment meebeweegt met de drukte.

Let daarbij op drie dingen:

1. Flexibiliteit in personeel: Kunnen er snel extra mensen worden ingezet als het ineens druk wordt?

2. Duidelijke werkprocessen: Elke taak moet helder zijn, zodat opschalen geen chaos wordt.

3. Werken met buffer in capaciteit: Niet het systeem tot 100% vullen, maar ruimte houden voor piekvolumes.

Bij Maximus Packing doen we dit dagelijks.

We werken met duidelijke taakverdeling, overzichtelijke pickroutes en collega’s die elkaar kunnen vervangen wanneer het tempo omhoog gaat. Zodra de volumes stijgen, kunnen we direct extra capaciteit inzetten, zodat de orders gewoon op tijd de deur uit blijven gaan, zonder dat de kwaliteit eronder lijdt. Dat geeft rust. Voor jou, voor je team en voor je klanten.

Communiceer helder met je klant

Tijdens drukke periodes is communicatie minstens zo belangrijk als snelheid. Klanten willen maar één ding zeker weten: komt mijn pakket op tijd?

Als die vraag niet meteen duidelijk beantwoord wordt, neemt de twijfel toe en daarmee ook het aantal vragen, e-mails en annuleringen.

Goede communicatie begint voordat iemand afrekent.

Zorg voor:

• Duidelijke levertijden op je website

• Actuele voorraadstatussen

• Logische informatie over verzendopties en retouren

• Geen kleine letters, geen vage formuleringen. Gewoon duidelijk.

Laat daarnaast het systeem het werk doen.

Automatische Track & Trace-updates en orderbevestigingen geven klanten direct zekerheid. Dat scheelt je klantenservice en dat geeft de klant vertrouwen.

Bij Maximus Packing zorgen we dat elke order automatisch wordt voorzien van verzendinformatie. Zodra een pakket de deur uit is, weet de klant het ook.

Waarom dat belangrijk is?

• Minder vragen

• Minder onrust

• Meer vertrouwen

• Betere reviews

• Hogere kans dat klanten terugkomen

En uiteindelijk is dat waar het om draait in piekperiodes: niet alleen veel verkopen, maar klanten blij houden, zodat ze ook in februari, mei en september weer bij je terugkomen.

Heldere communicatie kost weinig tijd, maar maakt een enorm verschil.

Tot slot

Drukke periodes horen bij groei. Ze kunnen overweldigend zijn, maar ze kunnen ook juist laten zien waar je als webshop toe in staat bent. Met inzicht in je voorraad, een schaalbaar fulfilmentproces, duidelijke communicatie en een team dat zich gewaardeerd voelt, kom je niet alleen door piekweken heen, je groeit er sterker uit.

Bij Maximus Packing helpen we webshops niet alleen met het versturen van pakketten, maar met het opbouwen van rust en structuur achter de schermen. Zodat jij kunt blijven verkopen, zonder stress over wat er daarna gebeurt.

Wil je eens sparren over jouw voorbereiding op een drukke periode?

Kom een keer op de koffie en we kijken met je mee!