101 dagen tot Black Friday: Voorbereiden voor de feestdagen en waarom je daar in augustus al mee moet beginnen

101 dagen.

Dat klinkt als veel. En eerlijk gezegd voelt het ook als veel. De zon schijnt nog. De barbecue heeft zijn laatste ronde nog niet gedaan. Ergens in Nederland ligt iemand in een hangmat en denkt: Black Friday? Dat is toch in november?

En de webshops die Black Friday écht winnen, de webshops die in november records breken, uitverkocht raken en vijfsterrenreviews binnenhalen, die zijn nu al bezig.

Niet morgen. Niet volgende week. Nu.

Waarom 101 dagen veel minder is dan je denkt

Laten we even rekenen. Niet omdat we sadistisch zijn, maar omdat de tijdlijn schokkend snel gaat als je hem uitschrijft.

We zitten nu in midden augustus. Daarna komt september en september is al drukker dan de zomer. Back to school-piek, nieuwe seizoenscollecties, klanten die wakker worden na de vakantie. Dan oktober en in oktober beginnen de eerste Sinterklaasbestellingen al te lopen, want ouders met kinderen plannen verder vooruit dan je denkt. Dan is het alweer november en dan begint het echt.

Black Friday. Cyber Monday. De aanloop naar Sinterklaas. Allemaal in dezelfde weken.

En ergens tussen nu en dat moment moet jij:

• Je inkoop plannen en uitvoeren

• Je leveranciers bevestigen dat de voorraad beschikbaar is

• Die voorraad laten produceren, verschepen en bij jou laten binnenkomen

• Alles inboeken, controleren en klaar hebben staan

• Je webshop voorbereiden op extra verkeer

• Je fulfilmentpartner informeren over wat er aankomt

101 dagen klinkt ineens niet meer zo veel.

Het echte probleem: iedereen bestelt tegelijk

Hier zit de crux die veel ondernemers te laat ontdekken.

Jij bent niet de enige webshop die in Q4 meer wil verkopen. Iedereen wil dat. En dat betekent dat iedereen tegelijk meer voorraad nodig heeft. Jouw leverancier heeft ook andere klanten. Jouw fabrikant ook. De container die jouw producten vanuit Azië verscheept, deelt die ruimte met de orders van honderd andere ondernemers.

Als iedereen in oktober inkoopt, zijn de levertijden in oktober langer dan normaal. En dan heb je een probleem, want jouw Black Friday-voorraad komt pas half november aan, net op tijd om te laat te zijn.

De oplossing is simpel maar vraagt discipline: eerder dan iedereen anders. Niet een weekje eerder. Serieus eerder. Augustus eerder.

Wat er nu al op de planning moet staan

Geen vage adviezen. Gewoon een concrete lijst van wat je nu moet doen als je Q4 serieus neemt.

Analyseer vorig jaar

Wat waren je bestverkopende producten tijdens Black Friday en de feestdagen? Welke producten raakten uitverkocht en wanneer precies? Welke bleven liggen? Die data is je startpunt voor alles wat hierna komt. Zonder die analyse ben je aan het gokken.

Bepaal je inkoophoeveelheden

Op basis van vorig jaar, gecorrigeerd voor de groei die je dit jaar hebt doorgemaakt. Ben je twee keer zo groot als vorig jaar? Dan heb je waarschijnlijk twee keer zoveel voorraad nodig. Simpel in theorie, maar het vraagt een bewuste keuze om het ook daadwerkelijk in te kopen.

Bevestig beschikbaarheid bij je leveranciers

Dit is de stap die het meeste wordt overgeslagen en die het meeste pijn doet als je hem vergeet. Bel of mail je leveranciers nu. Niet om te bestellen, maar om te vragen: is mijn gewenste hoeveelheid beschikbaar in de periode die ik nodig heb? Het antwoord kan je hele planning beïnvloeden.

Plan je inkooporders

Met de informatie van je leveranciers weet je wanneer je moet bestellen om op tijd te zijn. Zet die data nu in je agenda. Niet als geheugensteuntje maar als harde deadline.

Informeer je fulfilmentpartner

Dit is een stap die mensen vaak als laatste doen, terwijl het eigenlijk als eerste moet. Als jij in november drie keer zoveel orders verwacht als normaal, wil je fulfilmentpartner dat weten. Nu. Niet in oktober. Want ook wij plannen capaciteit, en als tien klanten tegelijk meer volume aankondigen, hebben we meer mensen, meer ruimte en meer middelen nodig.

Een verrassing is leuk op een verjaardag. In een magazijn is het dat minder.

Hoe Maximus Packing Q4 voorbereidt, ook voor jou

We zeggen het vaker en we menen het: een goede fulfilmentpartner denkt vooruit. Niet alleen voor zichzelf, maar ook voor jou.

Bij Maximus Packing beginnen we de Q4-gesprekken met onze klanten altijd vroeg in het jaar. Sommige klanten vinden dat overdreven. Diezelfde klanten zijn in november blij dat we het hebben gedaan.

Wat we concreet doen:

We stemmen met onze klanten af welke volumes ze verwachten in Q4.

We plannen extra capaciteit in voor de drukste weken.

We zorgen dat er genoeg verpakkingsmateriaal op voorraad is, want ook dozen, tape en luchtkussens raken op als iedereen tegelijk meer verstuurt.

We bespreken of er speciale verpakkingswensen zijn voor de feestdagen, cadeauverpakking, kaartjes, seizoensgebonden presentatie.

En we zorgen dat de systemen klaar zijn voor hogere volumes. Dat klinkt technisch, maar het betekent simpelweg: als jij op Black Friday plotseling tien keer zoveel orders hebt als normaal, loopt het proces nog steeds soepel.

Dat regelen we niet in november. Dat regelen we nu.

Sinterklaas en Kerst: het vergeten staartje

Even apart noemen, want het wordt te vaak over het hoofd gezien.

Black Friday trekt alle aandacht. Maar Black Friday is niet het eindpunt, het is het startschot van de drukste periode van het jaar. Want na Black Friday komen de Sinterklaascadeaus. En daarna de kerstpakketten. En daarna de laatste-minuut-kerstaankopen van mensen die altijd te laat zijn maar toch verwachten dat het op tijd aankomt.

De pieken volgen elkaar op. En elk van die pieken vraagt voorraad, capaciteit en een fulfilmentproces dat het aankan.

Als je alleen voor Black Friday plant en daarna improviseer, loop je in december alsnog vast. Plan het hele kwartaal. Van november tot en met de laatste werkdag voor Kerst.

101 dagen. Wat doe jij vandaag?

Je hoeft vandaag niet alles te regelen. Maar je moet wel beginnen.

Pak je data van vorig jaar erbij. Plan een moment om je leveranciers te bellen. Stuur ons een berichtje over wat je verwacht in Q4. Controleer of je huidige fulfilment het aankan of wissel nog snel naar Maximus Packing.

Kleine stappen nu zijn grote winst in november.

Want over 101 dagen begint Black Friday. En de vraag is niet of jij er klaar voor bent.

De vraag is of jij er eerder klaar voor bent dan je concurrent. 📦