Wat wij zien als we een nieuwe klant binnenkrijgen

Er is altijd een moment van spanning als er een nieuwe klant aansluit.

Niet de nare soort spanning. Meer het gevoel van een nieuw schooljaar. Nieuwe spullen, nieuwe energie, een nieuwe doos producten die het magazijn binnenkomt en waar niemand precies weet wat erin zit totdat we hem open maken.

Bij Maximus Packing is een nieuwe klant een beetje als een blind date. Je hebt van tevoren een gesprek gehad, je weet globaal wat je kunt verwachten, maar de echte kennismaking begint pas als de eerste pallet binnenkomt en we zien hoe de vork écht in de steel zit.

En na al die kennismakingen kunnen we één ding zeggen: het is altijd anders dan verwacht. Soms beter. Soms anders. Zelden precies zoals besproken.

In deze blog post nemen we jullie mee in wat wij zien als er producten van een nieuwe klant in het magazijn komt te liggen.

De eerste pallet

De eerste pallet van een nieuwe klant is altijd interessant.

Niet omdat er per se iets mis mee is, maar omdat hij zoveel vertelt over hoe een ondernemer tot nu toe heeft gewerkt. De manier waarop producten zijn verpakt. Of er artikelcodes op zitten of niet. Of de dozen stevig zijn of eerder een suggestie van een doos. Of alles netjes is geregistreerd of dat we een vel papier vinden met handgeschreven aantallen waarvan de helft is doorgestreept.

We hebben dozen ontvangen die zo goed waren ingepakt dat we ze bijna niet durfden open te maken. We hebben dozen ontvangen die al half open waren toen ze aankwamen, bijeengehouden door twee stukjes tape en een gebed.

We oordelen niet. We werken ermee. Maar we maken er wel een aantekening van, want hoe een eerste levering eruitziet, vertelt ons hoe we de samenwerking moeten inrichten.

De artikelcodes

Dit is de nummer één uitdaging bij nieuwe klanten. En we zeggen het met liefde, maar het is echt zo.

Artikelcodes. SKU's. Productidentificatie. Hoe je het ook wil noemen: elk product heeft een unieke code nodig waarmee wij het kunnen identificeren, scannen en koppelen aan een bestelling.

Klinkt logisch. Is het ook. En toch komen er regelmatig nieuwe klanten aan waarbij de producten geen codes hebben, waarbij twee verschillende producten dezelfde code hebben, waarbij de codes in het systeem niet overeenkomen met wat er op de verpakking staat, of waarbij er überhaupt geen systeem is en de ondernemer alles uit zijn hoofd weet.

Uit je hoofd weten werkt als jij degene bent die inpakt. Het werkt niet als wij degene zijn die inpakt.

Het goede nieuws: dit is altijd op te lossen. Het kost even tijd om samen een goede structuur op te zetten, maar als het eenmaal klopt, loopt alles soepel. De investering van een middag je artikelcodes op orde brengen, betaalt zich terug in jaren van foutloze verwerking.

De productomschrijvingen

Aanverwant aan de artikelcodes, maar net even anders.

We ontvangen regelmatig producten waarbij de omschrijving in het systeem weinig zegt over het werkelijke product. "Shirt blauw" is handig totdat er vier verschillende blauwe shirts zijn. "Kaars groot" werkt totdat er drie formaten zijn die allemaal groot zijn. "Nieuw product", en dat is echt gebeurd, vertelt ons eigenlijk helemaal niets.

Goede productomschrijvingen zijn niet alleen voor de klant. Ze zijn voor iedereen die met het product werkt. Inclusief wij, als we op een drukke dinsdag snel de juiste variant moeten picken.

De voorraadtelling die net niet klopt

Bijna elke nieuwe klant levert een beginvoorraad aan die net iets afwijkt van wat er op papier staat.

Soms vallen er tien producten meer mee dan verwacht. Soms minder. Soms is er één variant die compleet ontbreekt terwijl hij wel in het systeem staat. Soms zit er een product bij dat we helemaal niet verwachtten.

Dit is niet erg. Het is menselijk. Als je zelf je voorraad beheert, vanuit een schuur of een logeerkamer, is het bijna onmogelijk om altijd een perfecte telling bij te houden. Maar het is wel iets waar we samen doorheen moeten bij de start, want als we beginnen met een onjuiste beginvoorraad, kloppen alle tellingen daarna ook niet.

Daarom tellen we bij elke nieuwe klant de binnenkomende voorraad zorgvuldig na. Niet omdat we wantrouwig zijn, maar omdat een goede start de basis is voor alles wat erna komt.

De verpakkingsinstructies die er niet zijn

"Gewoon inpakken, joh. Niet te moeilijk."

We horen het vaker dan je denkt. En we begrijpen het ook, want als je zelf inpakt, heb je die instructies niet nodig. Je weet wat je doet. Je doet het elke dag.

Maar wij zijn jou niet. Wij weten niet dat je altijd een kaartje meestuurt bij bestellingen boven de vijftig euro. Wij weten niet dat dit ene product altijd met de tekst naar boven moet worden ingepakt. Wij weten niet dat je klanten gewend zijn aan zijdepapier en dat dat een bewuste keuze was.

Totdat je het ons vertelt.

Een van de eerste dingen die we doen bij een nieuwe klant is een verpakkingsinstructie opstellen. Samen. We stellen vragen die soms voor de hand lijken te liggen maar belangrijk zijn. En elke keer weer komen er tijdens dat gesprek dingen naar boven die de klant nooit had bedacht om te vertellen, maar die wij blij zijn dat we weten.

De ondernemer die alles tegelijk wil regelen

We houden van enthousiasme. Echt.

Maar sommige nieuwe klanten komen aan met een lijst van dertig punten die ze allemaal tegelijk geregeld willen hebben. Een nieuwe verpakking, een koppeling met drie verschillende verkoopkanalen, een speciale actie die volgende week al live gaat en een retourproces dat nog helemaal moet worden ingericht.

In week één.

We begrijpen de energie. Maar goede logistiek bouw je laag voor laag. Eerst de basis: voorraad op orde, artikelcodes kloppen, koppeling werkt, eerste orders gaan goed de deur uit. Dan de volgende stap. En dan de volgende.

Een huis met een wankele fundering bouw je niet hoger door er sneller aan te werken. Je repareert eerst de fundering.

Ons advies aan elke nieuwe klant: focus de eerste maand op één ding. Zorgen dat het basisproces klopt. Alles daarna gaat vanzelf sneller.

Wat wij doen met alles wat we zien

We benoemen het. Altijd.

Niet om te klagen, niet om de klant het gevoel te geven dat hij iets fout heeft gedaan, want dat heeft hij niet. Hij heeft zijn bedrijf opgebouwd op de manier die voor hem werkte. Nu bouwt hij verder, en dat vraagt soms een andere manier van werken.

Wij zijn er om die overgang zo soepel mogelijk te maken. Dat betekent eerlijk zijn over wat we zien. Concreet adviseren over wat beter kan. En geduldig zijn als het even duurt voordat alles op zijn plek valt.

Want dat duurt altijd even. Zonder uitzondering.

De beste samenwerkingen die we hebben zijn niet de samenwerkingen die vlekkeloos begonnen. Het zijn de samenwerkingen waarbij we samen door de beginproblemen heen zijn gegaan, de boel hebben ingericht zoals het moet en daarna jarenlang soepel hebben samengewerkt.

Die eerste weken zijn een investering. In begrip, in afstemming, in vertrouwen.

Wat je kunt doen voordat je aansluit

Als je na het lezen van deze blog denkt: ik wil dit goed doen, dan zijn er een paar dingen die je nu al kunt regelen.

Zorg dat elk product een unieke artikelcode heeft. Schrijf op hoe je producten worden ingepakt, ook de dingen die voor jou vanzelfsprekend zijn. Tel je voorraad na voordat je hem opstuurt. En maak een lijst van alles wat een klant kan bestellen, inclusief alle varianten, maten en kleuren.

Dat klinkt als veel werk. Het is een middagje.

En het scheelt ons, en jou, weken van gedoe aan het begin van de samenwerking.

Tot slot

Een nieuwe klant binnenkrijgen is elke keer weer leuk. Echt waar.

Nieuwe producten, nieuwe energie, een nieuw verhaal om te leren kennen. We zijn oprecht nieuwsgierig naar wat ondernemers bouwen en waarom ze doen wat ze doen. En we vinden het mooi om daar een stukje van te zijn.

Maar we zijn ook eerlijk. En eerlijkheid begint bij vertellen wat we zien, ook als dat soms betekent dat we zeggen: dit moet eerst anders voordat het goed gaat werken.

Dat is niet kritiek. Dat is zorg. En zorg is precies wat wij bedoelen als we zeggen dat we een partner zijn en geen leverancier. 📦